Le périmètre de cette page
Cette page concerne les visiteurs de votelia.fr, les professionnels demandant une démonstration et les contacts des établissements titulaires d’un compte Votelia. Pour les données des personnes qui appellent votre établissement, consultez l’accord de traitement des données : votre établissement en est responsable de traitement, Votelia intervient pour son compte.
Le formulaire est destiné aux contacts professionnels. Ne transmettez pas de données de vos clients, de données de santé, de pièce d’identité, de mot de passe ou de coordonnées bancaires dans un message libre.
Responsable du traitement
Quentin Courcelle, entrepreneur individuel (EI), nom commercial Votelia, 21 bis rue Delphin Petit, 59000 Lille, France.
Contact pour vos données : contact@votelia.fr.
Les données collectées
- Demande de démonstration
- Nom et prénom, adresse e-mail obligatoires ; entreprise ou activité, téléphone et message facultatifs. Sans coordonnées de réponse, nous ne pouvons pas traiter la demande.
- Réservation d’un échange
- Identité et e-mail fournis sur la page de réservation, date et heure choisies, échanges liés au rendez-vous.
- Compte et installation
- Contact, e-mail, coordonnées professionnelles et de facturation, formule, informations de l’établissement, autorisations de connexion, versions des documents acceptées et dates correspondantes.
- Abonnement
- Identifiants Stripe du client et de l’abonnement, état de la carte enregistrée, factures et durées nécessaires au compteur de consommation. Les numéros complets de carte et le cryptogramme sont saisis directement chez Stripe ; l’application Votelia ne les conserve pas.
- Fonctionnement et sécurité
- Données de connexion et journaux techniques nécessaires à la disponibilité, aux contrôles d’accès et à l’analyse d’incidents.
Finalités et bases légales
- Répondre à une demande, organiser une démonstration et préparer l’installation : mesures précontractuelles demandées par le professionnel et, pour les contacts agissant pour une entreprise, intérêt légitime à répondre à cette entreprise.
- Gérer le compte, les autorisations et l’abonnement : exécution du contrat avec le client et intérêt légitime à gérer la relation avec ses contacts.
- Conserver les justificatifs comptables et traiter les obligations fiscales : obligation légale.
- Sécuriser le service et traiter les incidents : intérêt légitime à protéger les personnes, les comptes et l’application.
Les coordonnées ne sont pas vendues. Le formulaire n’inscrit pas à une newsletter. Aucune décision produisant un effet juridique sur une personne n’est prise sur la seule base d’un profilage publicitaire.
Destinataires et prestataires
L’accès humain est limité aux personnes habilitées par Votelia pour répondre aux demandes, exploiter le service et assurer le support. Les prestataires reçoivent les données nécessaires à leur fonction :
- OVHcloud
- Hébergement du site et de l’application, messagerie de contact.
- Web3Forms
- Transmission du formulaire à la messagerie. Web3Creative opère depuis l’Inde et utilise notamment AWS, Cloudflare et Hetzner. Son service peut aussi transmettre l’adresse IP et l’e-mail à ses prestataires d’anti-spam. Sa politique de confidentialité et son accord de traitement décrivent les lieux, prestataires et garanties de transfert, dont les clauses contractuelles types.
- Page de réservation et invitation Google Meet ; si le professionnel l’autorise, connexion de son agenda pour l’installation. Les informations transmises à Google sont également soumises à ses règles de confidentialité.
- Stripe
- Enregistrement de la carte, abonnements et factures. Stripe peut aussi agir comme responsable de traitement pour ses obligations réglementaires et la prévention de la fraude. Voir sa politique de confidentialité.
Ces prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Votelia vérifie les accords et garanties applicables avant l’ouverture des fonctions correspondantes ; l’hébergement du site en Europe ne signifie pas que tous les traitements ont lieu en Europe. Les informations sur les garanties peuvent être demandées par e-mail.
Si l’envoi du formulaire échoue, un lien prépare un brouillon dans votre propre messagerie ; vous choisissez de l’envoyer.
Votre connexion à Google Agenda
Cette connexion est facultative pour l’accueil téléphonique et les demandes de rappel. Pour gérer les rendez-vous, vous autorisez Votelia à vérifier l’identifiant et l’adresse e-mail de votre compte Google, consulter la liste de vos agendas et leurs droits d’accès, vérifier les périodes occupées des agendas sélectionnés et gérer les événements nécessaires aux rendez-vous. Les autorisations proposées par Google couvrent plusieurs agendas ; Votelia limite ses opérations aux agendas sélectionnés pour votre établissement. Le parcours commercial ne crée ni ne supprime d’agendas.
Ces informations servent à reconnaître le compte connecté, choisir un agenda dédié, éviter les conflits, puis consulter, créer, déplacer ou annuler les rendez-vous demandés et confirmés. Les noms, coordonnées, dates et informations d’intervention nécessaires à l’inscription du rendez-vous sont transmis à Google.
Les jetons d’autorisation Google sont chiffrés par l’application hébergée chez OVHcloud. Les identifiants d’agendas et d’événements ainsi que les informations utiles au suivi sont conservés dans le dossier de votre établissement. Les informations de disponibilités et de rendez-vous utiles à la conversation sont également transmises à ElevenLabs et au fournisseur du modèle de langage utilisé par ce service, OpenAI dans la configuration standard. L’accord de traitement précise leurs fonctions ; le chiffrement des jetons ne signifie pas que toutes les données et tous les supports sont chiffrés de la même manière.
Le partage facultatif des nouveaux contenus de l’espace Votelia pour améliorer les modèles ElevenLabs est désactivé. Ce réglage concerne les contenus transmis après sa désactivation ; il ne supprime pas rétroactivement les contenus antérieurs et ne constitue pas une absence de conservation des données.
Les données de connexion et de suivi sont distinctes des transcriptions vocales : la rétention demandée au prestataire vocal n’est pas une durée d’effacement du dossier Votelia. La conservation du dossier suit les règles de gestion du client ci-dessous. Les échéances de restitution et d’effacement doivent être précisées dans votre fiche d’exploitation avant la mise en service.
Vous pouvez révoquer l’accès depuis les connexions de votre compte Google. Cela empêche les opérations futures nécessitant cet accès, sans supprimer automatiquement les événements de votre agenda ni les copies déjà conservées par Votelia et ses prestataires. Pour une demande d’accès, de restitution ou d’effacement, écrivez à contact@votelia.fr. L’archivage d’une fiche, la révocation Google et l’effacement des données sont des opérations distinctes.
Durées de conservation
- Demandes et échanges de prospects
- Le temps de traiter votre demande, puis au maximum 3 ans après le dernier contact émanant de vous, sauf demande d’effacement ou nécessité justifiée de conserver un élément particulier.
- Gestion du client
- Pendant la relation contractuelle, puis pour les seuls éléments nécessaires à une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit pendant la durée applicable. L’archivage d’une fiche ne signifie pas son effacement.
- Factures
- 10 ans au titre des obligations comptables ; les autres données de paiement sont conservées par Stripe selon ses finalités et obligations propres.
- Envois du formulaire
- Web3Forms indique une conservation technique maximale de 3 ans à partir de l’envoi, sauf réglage plus court ou effacement anticipé. Cela ne remplace pas la suppression des copies reçues par e-mail.
- Journaux techniques
- Selon leur utilité de sécurité, la nature de l’incident éventuel et les durées applicables au prestataire concerné ; les règles de l’exploitation sont définies avant l’ouverture commerciale du service.
Une demande d’exercice de droit permet d’examiner les copies concernées, les motifs de conservation et les échéances applicables. Les informations relatives aux appelants suivent les durées distinctes de l’accord de traitement.
Vos droits
Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition et la portabilité de vos données. Lorsque le traitement repose sur un consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause le traitement antérieur. Une opposition à l’intérêt légitime est examinée au regard de votre situation.
Écrivez à contact@votelia.fr. Nous répondons normalement dans un mois ; une prolongation légale motivée peut être nécessaire pour une demande complexe. Nous ne demandons une information permettant de vérifier l’identité qu’en cas de doute raisonnable.
Pour une demande concernant un appel à un établissement client, adressez-vous d’abord à cet établissement ; Votelia lui apporte l’assistance nécessaire. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL.
Mise à jour du 17 octobre 2026.