1. Objet et champ d’application
Les présentes conditions générales de vente (CGV) encadrent la fourniture du service Votelia, une secrétaire IA qui répond aux appels téléphoniques, prend et gère des rendez-vous et recueille des demandes pour le compte de ses clients.
Votelia est édité par Quentin Courcelle, entrepreneur individuel (EI) exerçant sous le nom commercial Votelia. Les coordonnées complètes figurent dans les mentions légales.
Le service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité. Toute souscription vaut acceptation sans réserve des présentes CGV, qui prévalent sur tout autre document du client.
2. Description du service et des offres
Les offres standard s’adressent aux artisans, garages et activités de services : Starter, 59 € par mois pour 250 minutes et un appel à la fois ; Essentiel, 99 € pour 500 minutes et jusqu’à deux appels simultanés ; Sérénité, 179 € pour 1 000 minutes et jusqu’à cinq appels simultanés. TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.
Le socle standard fonctionne en français, pour un établissement et un responsable. L’offre Essentiel ajoute l’anglais ; l’offre Sérénité permet jusqu’à cinq langues, une voix personnalisable et la connexion à certains logiciels du client, sous réserve de compatibilité technique vérifiée avant activation. Le support est assuré par e-mail en jours ouvrés (Starter), par téléphone en jours ouvrés (Essentiel) et par téléphone 7 jours sur 7 (Sérénité). Il permet l’accueil et les demandes de rappel ; les réservations, modifications et annulations nécessitent la connexion d’un agenda Google dédié. Le transfert dépend du numéro et des plages de disponibilité renseignés ; les confirmations SMS sont activées distinctement. Les fonctions effectivement retenues figurent dans la fiche d’installation acceptée avant l’ouverture. Les usages médicaux et les traitements de données de santé sont exclus de cette ouverture commerciale.
La capacité simultanée reste soumise à celle des opérateurs et fournisseurs. Les autres langues ou voix, les collaborateurs, agendas supplémentaires ou volumes particuliers relèvent d’une offre Sur mesure, après vérification de leur faisabilité et accord écrit. Aucun niveau de disponibilité ni délai de réponse du support n’est garanti en dehors d’un accord particulier.
Les minutes non utilisées ne sont pas reportées sur la période suivante. Votelia peut faire évoluer le service sans réduire substantiellement les fonctions convenues pendant une période déjà payée.
3. Souscription
Votelia prépare la fiche de l’établissement et son installation. Le client vérifie son offre et ses informations, accepte personnellement les versions présentées des CGV et de l’accord de traitement des données, puis autorise les paiements récurrents et l’enregistrement de sa carte sur la page sécurisée de Stripe. Les versions acceptées et la date de cet accord sont conservées.
L’enregistrement de la carte et le retour de Stripe ne démarrent ni l’abonnement ni les appels. La mise en service intervient seulement après les autorisations du client et les vérifications techniques et commerciales requises. L’espace client présente ensuite la date de démarrage, le statut de l’abonnement et les échéances connues. Le client garantit l’exactitude des informations qu’il communique.
Les souscriptions réelles restent indisponibles tant que les informations d’identification de l’éditeur, les documents et les prérequis de production ne sont pas finalisés.
4. Les 2 semaines offertes et le premier mois
Chaque nouvel abonnement commence par 14 jours offerts à compter de la mise en service effective, et non de la création de la fiche ou de l’enregistrement de la carte. Les appels de cette période ne donnent lieu ni à facturation de l’abonnement ni à facturation de dépassement. Cette période n’est accordée qu’une seule fois par client.
L’accord de souscription porte sur les 14 jours offerts suivis d’un premier mois payant dû en entier. Ce premier mois démarre automatiquement à la fin de la période offerte. La date est consultable dans l’espace client ; aucun rappel individuel préalable n’est garanti.
Une demande de résiliation reçue pendant les jours offerts est enregistrée et prend effet à la fin de ce premier mois payant.
5. Mise en place
La mise en place est offerte. Elle comprend la préparation des consignes d’accueil, la connexion de l’agenda et des tests d’appels avant la mise en service. Elle est en général réalisée en moins de 24 heures ouvrées après réception des éléments nécessaires ; ce délai est indicatif.
Le client fournit les informations utiles (horaires, prestations, durées, consignes, réponses aux questions fréquentes), donne l’accès nécessaire à son agenda et met en place le renvoi d’appel auprès de son opérateur téléphonique.
6. Prix, facturation et paiement
Les prix sont exprimés en euros, sans TVA facturée : TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.
- L’abonnement est facturé par périodes mensuelles, payables d’avance par carte bancaire via Stripe. La première période payante commence à la fin des 14 jours offerts ; les dates suivantes sont celles de l’abonnement Stripe, affichées dans l’espace client.
- Le compteur additionne les secondes des appels téléphoniques effectivement pris en charge et vérifiés. Les échanges de qualification et les aperçus dans le navigateur sont exclus de ce compteur. Un appel à cheval sur deux périodes est réparti selon la durée de chaque partie.
- Au-delà des secondes incluses, le dépassement est facturé automatiquement à 0,25 € par minute pour Starter et Essentiel, ou 0,20 € pour Sérénité, au prorata des secondes consommées. Il n’y a pas de tranche de 100 minutes ni d’arrondi par appel ; le montant total de la période est arrondi une seule fois au centime.
- Le dépassement d’une période terminée est ajouté à une facture après rapprochement des durées. Une durée ou une période non vérifiée n’est pas facturée automatiquement tant que le rapprochement n’est pas terminé.
- Les factures et la gestion de la carte sont accessibles depuis l’espace abonnement. Le renvoi d’appel et les éventuels frais facturés par l’opérateur du client restent à sa charge.
Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé. Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, des pénalités égales au taux de refinancement de la Banque centrale européenne en vigueur au 1er janvier pour le premier semestre ou au 1er juillet pour le second, majoré de 10 points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € pour les clients professionnels (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce).
Après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, Votelia peut suspendre le service jusqu’au paiement complet. Un premier échec de carte ne provoque pas, à lui seul, cette suspension contractuelle.
7. Changement d’offre
Le client peut demander un changement à contact@votelia.fr. Votelia lui confirme par écrit la nouvelle offre, son prix, sa date d’effet et le traitement de la période en cours avant toute modification. Aucun changement immédiat ni prorata n’est appliqué sur la seule demande.
8. Durée et résiliation
Après le premier mois payant, l’abonnement se renouvelle automatiquement de mois en mois, sans autre durée d’engagement.
Le client peut demander la résiliation depuis son espace abonnement, ou par e-mail à contact@votelia.fr. Elle prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, et au plus tôt à la fin du premier mois payant. La demande et sa date d’effet, une fois confirmée par Stripe, sont présentées dans l’espace client. Toute période commencée reste due, sans remboursement au prorata, sous réserve des droits légaux applicables. Les dépassements antérieurs restent dus.
Avant la mise en service, le client peut demander l’arrêt de la préparation sans démarrer d’abonnement. À la fin du service, il retire le renvoi d’appel auprès de son opérateur.
En cas de manquement grave de l’une des parties non corrigé 15 jours après une mise en demeure, l’autre peut résilier le contrat, sous réserve de toute règle impérative applicable.
9. Engagements de Votelia
Votelia met en œuvre les moyens raisonnables pour fournir un service disponible et conforme aux consignes du client. Il s’agit d’une obligation de moyens.
Le service dépend de réseaux et de prestataires tiers (opérateurs téléphoniques, hébergement, intelligence artificielle, agenda). Des interruptions peuvent survenir, notamment pour maintenance ; Votelia s’efforce de les limiter et d’en informer le client lorsqu’elles sont prévisibles.
En début d’appel, Votelia se présente comme l’assistante virtuelle du client, afin que l’appelant sache qu’il échange avec une intelligence artificielle.
Lorsqu’une demande sort du cadre prévu ou est trop complexe, Votelia peut transférer l’appel à une personne désignée par le client ou enregistrer une demande de rappel.
10. Engagements du client
- Fournir des consignes, horaires et informations exacts et les tenir à jour.
- Vérifier régulièrement les rendez-vous et demandes enregistrés, et traiter les demandes qui lui sont transmises.
- Utiliser le service de manière licite, sans détourner Votelia vers des usages contraires à la loi ou aux droits des tiers.
- Informer ses propres clients, notamment dans sa politique de confidentialité, que leurs appels peuvent être pris en charge par un assistant d’intelligence artificielle et transcrits.
11. Responsabilité
Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables. Le client demeure responsable des informations et consignes qu’il fournit, de son renvoi d’appel et du traitement des demandes reçues. La disponibilité dépend aussi des réseaux et prestataires ; Votelia reste tenue de ses propres obligations de choix, de configuration et de suivi du service.
Dans les limites autorisées par la loi, seuls les dommages directs et prouvés sont indemnisables et la responsabilité totale de Votelia est plafonnée aux sommes payées au titre des trois derniers mois. Cette limitation ne s’applique pas en cas de dol, de faute lourde, d’atteinte à une obligation essentielle lorsque la loi l’exclut, ni aux responsabilités ou droits des personnes auxquels il ne peut être dérogé, notamment au titre du RGPD.
12. Données personnelles
Pour les données des appelants, le client est responsable de traitement et Votelia agit comme sous-traitant. Les instructions, données concernées, mesures de sécurité, prestataires et règles de conservation sont décrits dans l’accord de traitement des données et la fiche d’exploitation remise avant la mise en service.
Le prestataire vocal est configuré sans enregistrement audio et avec une rétention de transcription de 7 jours. Cela ne constitue pas une suppression à 7 jours des rendez-vous, demandes, récapitulatifs ou métadonnées conservés séparément. Aucun traitement de données de santé n’est proposé dans ce périmètre.
Les données de compte, de contact et de facturation sont décrites dans la page Confidentialité.
13. Propriété intellectuelle
Votelia conserve les droits sur son service, ses technologies et ses contenus, sous réserve des droits des tiers. L’abonnement confère un droit d’utilisation pour l’établissement convenu pendant sa durée. Le client conserve ses droits sur ses données et ses consignes.
La restitution et l’effacement des données en fin de contrat sont organisés selon l’accord de traitement et la fiche d’exploitation acceptée. L’archivage d’une fiche dans l’administration ne vaut pas, à lui seul, effacement des données ni suppression du compte fournisseur.
14. Confidentialité
Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l’autre partie à l’occasion de l’abonnement, pendant sa durée et 2 ans après sa fin.
15. Force majeure
Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’événement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier l’abonnement par e-mail.
16. Modification des CGV
Votelia peut modifier les présentes CGV. Les clients sont informés par e-mail au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions et peuvent résilier sans frais avant cette date s’ils les refusent.
17. Droit applicable et litiges
Les présentes CGV sont soumises au droit français. Les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, le tribunal compétent est déterminé conformément aux règles légales applicables. Les dispositions impératives, notamment celles pouvant protéger certains petits professionnels lors d’un contrat hors établissement, demeurent applicables.
Version du 17 octobre 2026 · cgv-2026-10-17. L’ouverture des souscriptions reste soumise aux prérequis indiqués à l’article 3.